Untuk kelancaran dan ketertiban semua proses, seluruh mahasiswa, karyasiswa, trainee, dan researcher diharapkan memenuhi persyaratan sebagaimana ditentukan.  Formulir-formulir yang diperlukan dapat didownload dari http://www.samudra-studio.com

LAPORAN KEDATANGAN

Seluruh Mahasiswa, Karyasiswa, Trainee, dan Researcher Indonesia yang belajar di Jepang, diwajibkan melapor kepada Kedutaan Besar Republik Indonesia (KBRI) di Tokyo, serta Bidang Pendidikan dan Kebudayaan di KBRI Tokyo.

Untuk pelaporan ini agar diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

Bagi yang memiliki paspor dinas (warna biru) agar  memperlihatkan/menyerahkan :

1. Paspor asli.

2. Photo ukuran 4X6 sebanyak 2 buah.

3. Surat tugas belajar/Surat dari Sekretariat Kabinet RI.

4. Formulir Laporan Kedatangan dari Bidang Protokol/Konsuler

5. Formulir Pendaftaran dari Bidang Pendidikan dan Kebudayaan

6. Mengisi dengan lengkap seluruh Data-data Keterangan Pemegang, pada halaman dalam jilid belakang paspor.

Bagi yang memiliki paspor biasa (warna hijau) agar memperlihatkan/menyerahkan :

1. Paspor asli.

2. Photo ukuran 4X6 sebanyak 2 buah.

3. Surat tugas belajar/Surat dari Sekretariat Kabinet RI.

4. Formulir Pelaporan Diri dari Bidang Imigrasi.

5. Photocopy Paspor (halaman pertama, yang ada photo pemilik paspor).

6. Photocopy Alien Registration (KTP Jepang).

7. Formulir Pendaftaran dari Bidang Pendidikan dan Kebudayaan

Bagi yang memiliki paspor biasa (warna hijau), untuk pengurusan paspor, silahkan menghubungi langsung Bagian Imigrasi KBRI Tokyo (tel. 03-3441-4201).

Bagi yang tidak dapat datang di KBRI Tokyo, pelaporan kepada Bidang Pendidikan dan Kebudayaan dapat dilakukan melalui pos. Pelaporan melalui pos, diharuskan menyertakan amplop balasan [ukuran 12 cm x 23.5 cm] yang sudah ditulisi nama dan alamat lengkap, serta perangko seharga 560 yen, dan diharuskan mengirimkan paspornya melalui pos tercatat [Register Mail/Kakitome].

LAPORAN BELAJAR

Seluruh Mahasiswa, Karyasiswa, Trainee, dan Researcher yang sedang tugas belajar/training di Jepang, diharuskan menyampaikan Laporan Belajar kepada Kepala Bidang Pendidikan dan Kebudayaan KBRI Tokyo, dan kepada Pimpinan Instansi di Indonesia yang memberi tugas belajar ke Jepang.

Laporan Belajar kepada Kepala Bidang Pendidikan dan Kebudayaan KBRI Tokyo harus disampaikan menurut periode setiap tiga bulan, yaitu periode : Januari – Maret; April – Juni; Juli – September; dan Oktober – Desember.

Laporan Belajar ini dapat disampaikan dengan cara pengiriman melalui pos ke alamat :

Indonesian Embassy - Educational & Cultural Section ; 5-2-9 Higashigotanda, Shinagawa-ku, Tokyo 141-0022

SURAT KETERANGAN BERLIBUR

Bagi para Mahasiswa/Karyasiswa (yang memiliki paspor dinas/biru) yang akan berlibur/kembali sementara ke Indonesia diharapkan membawa surat pengantar dari Kedutaan Besar RI di Tokyo untuk keperluan meminta exit permit dari Departemen Luar Negeri di Jakarta.

Untuk mendapatkan surat keterangan berlibur/kembali sementara ke Indonesia diperlukan persyaratan :

1. Sudah melapor/terdaftar di Bidang Pendidikan dan Kebudayaan KBRI Tokyo.

2. Telah menyampaikan laporan belajar sampai periode tiga bulan terakhir.

3. Formulir Permohonan Surat Berlibur kepada Kepala Bidang Pendidikan dan Kebudayaan.

4. Surat keterangan izin berlibur dari pimpinan/dosen pembimbing pada perguruan tinggi yang bersangkutan.

5. Memiliki izin Re-Entry dari Kantor Imigrasi Jepang.

6. Melampirkan Surat Persetujuan Sekretariat Kabinet RI yang masih berlaku.

7. Photocopy paspor yang bersangkutan. (Halaman. : Pemilik, Masa berlaku Paspor, Visa, Re-entry).

8. Diurus paling lambat 14 hari sebelum tanggal keberangkatan.

Apabila diurus melalui pos, diharuskan melampirkan amplop [ukuran 12 cm x 23.5 cm] yang sudah ditulisi nama dan alamat lengkap serta perangko seharga 80 yen.

SURAT NOTE VERBAL

Mahasiswa/Karyasiswa Indonesia di Jepang yang memiliki paspor dinas/biru yang akan pergi ke negara lain berkenaan dengan penyelesaian studinya dan memerlukan note verbal, dapat mengurusnya melalui Bidang Pendidikan dan Kebudayaan KBRI Tokyo.

Untuk mendapatkan surat note verbal tersebut diperlukan persyaratan :

1. Sudah melapor/terdaftar di Bidang Pendidikan dan Kebudayaan KBRI Tokyo.

2. Telah menyampaikan laporan belajar sampai periode tiga bulan terakhir.

3. Surat permohonan kepada Kepala Bidang Pendidikan dan Kebudayaan KBRI Tokyo.

4. Memiliki izin Re-Entry dari Kantor Imigrasi Jepang.

5. Izin tertulis dari pimpinan instansi yang bersangkutan.

6. Izin tertulis dari dosen pembimbing yang bersangkutan.

7. Surat undangan untuk menghadiri seminar, konferensi, dsb.

8. Photocopy paspor yang bersangkutan.

9. Mengisi formulir permohonan Note Verbal

10. Diurus paling lambat 1 bulan sebelum tanggal keberangkatan.

Apabila diurus melalui pos, diharuskan melampirkan amplop [ukuran 12 cm x 23.5 cm] yang sudah ditulisi nama dan alamat lengkap serta perangko seharga 80 yen.

PERPANJANGAN PASPOR DINAS

Bagi yang memiliki paspor dinas (warna biru) untuk perpanjangan paspor diperlukan persyaratan :

1. Sudah melapor/terdaftar di Bidang Pendidikan dan Kebudayaan KBRI Tokyo.

2. Telah menyampaikan laporan belajar sampai periode tiga bulan terakhir.

3. Menyampaikan surat permohonan kepada Kepala Bidang Pendidikan dan Kebudayaan KBRI Tokyo.

4. Surat persetujuan tugas belajar dari Sekretariat Kabinet RI yang masih berlaku.

5. Surat Keterangan tugas belajar dari instansi ybs.

6. Surat jaminan biaya dari sponsor.

7. Photo ukuran 4X6 sebanyak 1 buah.

8. Formulir Perpanjangan Masa Berlaku Paspor dari Bidang Protokol/Konsuler.

9. Diurus paling lambat 14 hari sebelum habis masa berlakunya paspor.

Apabila diurus melalui pos, harap melampirkan amplop [ukuran 12 cm x 23.5 cm] yang sudah ditulisi nama dan alamat lengkap serta perangko seharga 560 yen, dan diharuskan mengirimkan paspornya melalui pos tercatat [Register Mail/Kakitome].

Bagi yang memiliki paspor biasa (warna hijau), untuk pengurusan paspor, silahkan menghubungi langsung Bagian Imigrasi KBRI Tokyo (tel. 03-3441-4201).

SELESAI TUGAS BELAJAR

Para Mahasiswa/Karyasiswa yang lulus program atau telah menyelesaikan tugas belajarnya di Jepang, diharuskan melapor di Bidang Pendidikan dan Kebudayaan KBRI Tokyo, dengan menyampaikan/mengisi Formulir Kelulusan/Selesai Tugas Belajar. 

Bagi para Mahasiswa/Karyasiswa yang akan melegalisasi ijasah/surat tanda tamat belajarnya (baik dalam bahasa Jepang atau terjemahannya), dipersilahkan datang di Bidang Pendidikan dan Kebudayaan KBRI Tokyo atau dikirim melalui pos, dengan persyaratan :

1. Sudah melapor/terdaftar di Bidang Pendidikan dan Kebudayaan KBRI Tokyo.

2. Telah menyampaikan laporan belajar sampai periode tiga bulan terakhir.

3. Melampirkan Laporan Kelulusan/Selesai Tugas Belajar.

4. Membawa Ijazah/surat tanda tamat belajar dan Transcript of Record yang sudah diperbanyak/diphotocopy (setiap macam sebanyak 5 lembar).

5. Melampirkan amplop yang sudah ditulisi nama dan alamat lengkap, serta perangko secukupnya seharga berat pos yang akan dikirim.

6. Membuat surat permohonan kepada Kepala Bidang Pendidikan dan Kebudayaan KBRI Tokyo.

LEGALISASI BARANG BAWAAN/PINDAHAN (Sumber : Bidang Keuangan KBRI Tokyo)

Untuk pengurusan Legalisasi Barang Bawaan/Pindahan, silahkan menghubungi langsung Bagian Keuangan KBRI Tokyo (tel. 03-3441-4201).

Bagi para Mahasiswa/Karyasiswa yang telah menyelesaikan tugas belajarnya di Jepang dan akan kembali ke Indonesia dengan membawa barang-barang bawaan/pindahan, dapat meminta surat pengesahan barang bawaan/pindahan kepada Bidang Keuangan KBRI Tokyo.

Permohonan pengesahan barang-barang pindahan (mohon diurus paling lambat 10 hari sebelum masa keberangkatan/pulang) diperlukan :

1. Surat permohonan untuk mendapatkan pengesahan barang pindahan, ditujukan langsung kepada Kepala Bidang Keuangan KBRI Tokyo.

2. Surat Keterangan Pemilik Barang Pindahan.

3. Formulir isian barang pindahan/ daftar barang-barang

4. Photocopy paspor dengan halaman photo, perpanjangan, visa, dan lapor diri ke KBRI/KJRI.

5. Photocopy SK Penugasan belajar/training di Jepang.

6. Photocopy surat selesai belajar/training dari universitas/instansi terkait.

7. Dalam hal orang Indonesia yang sudah mempunyai permanent residence di Jepang, maka ijin tinggalnya harus dibatalkan terlebih dahulu dengan meminta exit permit only kepada pemerintah Jepang.

8. Dalam hal warga negara asing yang karena pekerjaannya pindah ke Indonesia bersama keluarganya harus mengajukan : a. Photocopy surat penugasannya. b. Ijin menetap dari Departemen Tenaga Kerja sekurang-kurangnya 6 (enam) bulan. Dibuktikan dengan kartu ijin menetap dan ijin kerja tenaga asing sekurang-kurangnya selama 1 (satu) tahun.

9. Dalam hal perusahaan yang memindahkan kegiatannya ke Indonesia, harus mengajukan photocopy bukti likuaditas perusahaannya dan surat keterangan dari Kamar Dagang dan Industri di Jepang yang telah ditanda sahkan oleh Perwakilan RI di Jepang.

Untuk keterangan lebih lengkap, silahkan menghubungi langsung Bidang Keuangan KBRI Tokyo (tel. 03-3441-4201).  Apabila diurus melalui pos, harap melampirkan amplop yang sudah ditulisi nama dan alamat lengkap serta ditempeli perangko secukupnya untuk pengiriman kembali surat yang telah di legalisir.

PENILAIAN IJAZAH DI INDONESIA (Sumber : Brosur yang dikeluarkan Ditjen Dikti, Depdikbud)

Ijazah yang diperoleh Mahasiswa/Karyasiswa yang telah menyelesaikan pendidikan di Jepang, perlu pengesahan dari Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Ditjen Dikti, Depdiknas di Indonesia. Penilaian ijazah pendidikan tinggi terbuka bagi mereka yang bekerja di lingkungan instansi pemerintah maupun swasta dan perorangan.

Pengesahan ijazah perguruan tinggi luar negeri dilakukan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional, dengan alamat : Seksi Penilaian Ijazah Pendidikan Luar Negeri - Sub Direktorat Kerjasama Antar Lembaga Pendidikan Tinggi ; Direktorat Pembinaan Sarana Akademis - Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Jl. Pintu I, Senayan, JAKARTA 10002. Phone. 0062-21-5731844

Prosedur dan syarat-syarat/kelengkapan yang diperlukan untuk penilaian ijazah perguruan tinggi luar negeri (Jepang) adalah :

1. Mengisi Formulir permohonan penilaian yang telah disediakan di Seksi Penilaian Ijazah Pendidikan Tinggi Luar Negeri (Ditjen Dikti, Pintu I Senayan, Jakarta).

2. Tatap muka untuk meyakinkan kebenaran semua dokumen pendidikannya.

3. Ijazah tingkat SLTA disertai daftar nilai.

4. Ijazah sarjana muda dan sarjana di Indonesia.

5. Ijazah gakushi/shushi dalam bahasa Jepang dan terjemahannya dalam bahasa Inggeris yang dikeluarkan oleh Perguruan Tinggi dan disahkan oleh Kedutaan Besar RI Tokyo (Atdikbud).

6. Transcript of record selama belajar di Jepang dalam bahasa Inggris (atau diterjemahkan ke dalam bahasa Inggeris atau bahasa Indonesia dan disahkan oleh KBRI Tokyo/Atdikbud).

7. Katalog/handbook dari perguruan tinggi dimana ijazah yang bersangkutan diperoleh.

8. Thesis/Disertasi, laporan tugas akhir (dan photocopy halaman judul, halaman pengesahan, daftar isi, abstract, introduction, conclusion/summary, daftar pustaka).

9. Pasphoto yang terbaru ukuran 4x6, sebanyak 4 lembar.

10. Surat keputusan/persetujuan tugas belajar dari SETKAB/instansi yang bersangkutan bagi Mahasiswa/Karyasiswa yang mendapat tugas belajar dengan beasiswa pemerintah RI.

Keterangan : Butir 1 s.d 8 dibuat rangkap 2 (dua) dan semua dokumen diperlihatkan aslinya.

Apabila ada hal yang kurang jelas, silakan hubungi :